ZAPYTANIE OFERTOWE
RFP 14032B – CYTIS – Artykuły BHP

W związku z dofinansowaniem projektu, pt. „Opracowanie i wdrożenie leku nowej generacji w postaci łatwo aplikowalnego roztworu doustnego, stosowanego przy zwalczaniu nałogu nikotynowego” (nr POIR.01.02.00-00-0072/18-00) w ramach Działania 1.2 Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, działając na podstawie §12 ust. 1 umowy o dofinansowanie Adamed Pharma S.A. zaprasza do składania ofert na wykonanie poniżej zdefiniowanego przedmiotu zamówienia.

Przedmiot zapytania:

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa poniższych artykułów BHP w okresie trwania projektu tj. do dnia 30 września 2023 r. na warunkach określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym:

Lp.

Nazwa

Ilość

1

Półmaska p/pyłowa typ FFP3, maski indywidualnie pakowane,  opakowanie 10 sztuk,  wyposażone w regulującą blaszkę nosową i zawór zapewniający komfort termiczny, konstrukcja 3 panelowa, rozmiar uniwersalny

1400


2. Sponsorem badania (Zamawiającym) jest firma Adamed Pharma S.A.

3. Miejsce dostarczenia: Adamed Pharma SA, Pieńków, Mariana Adamkiewicza 6A, 05‑152 Czosnów.

4. Data ważności produktów: nie mniejsza niż 80% całkowitego terminu ważności produktu.

5. W sytuacji, gdyby w specyfikacji użyta została nazwa konkretnego produktu (marki) Zamawiający w odniesieniu do tych pozycji dopuszcza składanie ofert zawierających produkt (markę) równoważną. Przez produkt (markę) „równoważną” należy rozumieć odczynniki o właściwościach nie gorszych niż wskazane w Zapytaniu Ofertowym. Dostawca w celu potwierdzenia jakości produktów (marek) równoważnych załączy do oferty stosowne dokumenty (specyfikację jakościową, świadectwo kontroli jakości, certyfikat analizy lub inne równoważne dokumenty), z których w sposób niebudzący wątpliwości wynika, iż oferowany przedmiot zamówienia jest o takich samych lub lepszych parametrach jakościowych. Wszelkie ryzyko związane z udowodnieniem „równoważności” spoczywa na Dostawca. Dostawca jest zobowiązany wykazać, iż oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.
Warunki udziału w postępowaniu:

1. Zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Dostawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Dostawcy, polegające w szczególności na:

  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W celu spełnienia tego warunku Dostawca zobowiązany jest do przesłania wraz z ofertą podpisanego oświadczenia o braku powiązań (Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego).

Termin i sposób przygotowania ofert:

1. Termin składania ofert to 02 grudnia godz. 23:59 jest widoczny w systemie. Termin może ulec zmianie, o czym wszyscy Dostawcy zostaną poinformowani poprzez e-mail z Platformy Zakupowej.

2. Każdy Dostawca może złożyć tylko jedną ofertę.

3. Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych.

4. Oferta powinna być sporządzona w pliku arkusza kalkulacyjnego, stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego: Załącznik_2-RFP_14032B-CYTIS-Oferta-NazwaFirmy.xlsx. Oferty bez wypełnionego Załącznika nr 2 nie będą rozpatrywane.

5. Ofertę wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć w Platformie Zakupowej Adamed pod adresem https://adamed.eb2b.com.pl lub mailem izabela.zelechowska(at)adamed.com.

6. Dodatkowo Oferent może przygotować również dokument oferty w swoim formacie.

7. Dostęp do Platformy Zakupowej Dostawca uzyskuje poprzez proces rejestracji i weryfikacji istnienia firmy. W tym celu należy uzupełnić podstawowe informacje takie jak: kraj, NIP, kod pocztowy, dane kontaktowe, itp.

8. Oferta Dostawcy winna być sporządzona w języku polskim lub angielskim, w sposób czytelny, elektronicznie.

9. Oferta powinna zawierać minimum następujące informacje: nazwę i adres Dostawcy, numer zapytania ofertowego, cenę (PLN), termin realizacji (czas potrzebny na dostawę podany w dniach), termin płatności.

10. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w EUR to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu kursu 4,3117 PLN/EUR, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2017 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.

11. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.

12. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo:

12.1. wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert,

12.2. zmienić ofertę – powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana 12.3. oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”.

Współpraca i komunikacja w trakcie przetargu

1. Wszelkie pytania należy składać za pomocą Platformy Zakupowej zakładka Pytania/Odpowiedzi przedmiotowego postępowania lub mailem: izabela.zelechowska(at)adamed.com do dnia końca dnia 27.11.2019r.

2. Wszelkie odpowiedzi będą udzielane Wykonawcom za pomocą Platformy Zakupowej zakładka Pytania/Odpowiedzi przedmiotowego postępowania.

3. Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami w poniedziałek-piątek w godzinach 09:00-17:00 jest: Izabela Żelechowska [izabela.zelechowska(at)adamed.com]

Kryteria wyboru i sposób oceny złożonych ofert:

1. Zamawiający ma prawo odrzucenia oferty złożonej przez Dostawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub jeśli oferta jest niezgodna z niniejszym zapytaniem.

2. Kryteria wyboru ofert:

  1. Cena netto, waga kryterium - 80% całościowej oceny
  2. Termin realizacji (deklarowany czas potrzebny na realizację, wyrażony w dniach od dnia podpisania umowy) – 20% całościowej oceny. W przypadku podania różnych terminów lub przedziałów czasowych, za Termin realizacji zostanie uznany najdłuższy deklarowany.

3. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o w/w kryterium i ustaloną punktację:

Kryterium

Waga [%]

Sposób oceny zgodnie z wzorem

Cena usługi

80%

cena netto najniższej oferty/cena netto oferty badanej x 100 x 80% = ilość punktów

Termin realizacji

20%

najkrótszy termin realizacji zlecenia/termin realizacji zlecenia dla oferty badanej x 100 x 20% = ilość punktów

4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ilość punktów.

5. Wyniki działań matematycznych dokonywanych przy ocenie badania ofert podlegają zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku. W przypadku uzyskania równej punktacji dla co najmniej dwóch ofert Zamawiający spośród ofert z równą najwyższą końcową ilością punktów dokona wyboru oferty bardziej korzystnej, gdy chodzi o oddziaływanie na środowisko. W tym celu Zamawiający ma prawo wezwać Oferentów, których oferty uzyskały najwyższą końcową ilość punktów o uzupełnienie oferty poprzez podanie wskazanych przez Zamawiającego informacji dotyczących oddziaływania przedmiotu oferty na środowisko. Termin na uzupełnienie oferty zostanie określony przez Zamawiającego, jednak nie może być on krótszy niż 3 dni robocze od otrzymania wezwania.

Wybór Wykonawcy i sposób ogłaszania:

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.

2. Informację o wynikach postępowania Zamawiający umieści na stronie adamed.com.pl, a także wyśle do każdego Oferenta, który złożył swoją ofertę.

Dodatkowe informacje dotyczące udziału w postępowaniu

1. Zapytanie Ofertowe jest dostępne na Platformie Zakupowej Grupy Adamed na stronie: https://adamed.eb2b.com.pl

2. Login oraz hasło potrzebne do zalogowania się do Platformy Zakupowej zostaną przekazane Dostawcom przez Operatora drogą e-mailową.

3. Wymagania techniczne. W celu bezproblemowej pracy z Platformą Zakupową eB2B https://platforma.eb2b.com.pl/. Użytkownik powinien posiadać co najmniej następujące możliwości techniczne:

  1. komputer PC lub MAC z procesorem 1GHz lub szybszym i minimum 512 MB RAM,
  2. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 1Mb/s,
  3. przeglądarka internetowa w najnowszej wersji. IE 9.0+ lub Mozilla Firefox 24+ lub Chrome 26+lub Safari 5+,

4. Postępowanie zostanie powtórzone jedynie w wypadku niemożliwości jego przeprowadzenia z winy Operatora lub 5. Zamawiającego. Problemy techniczne po stronie Dostawców nie będą miały wpływu na bieg postępowania.

5. Dokumenty należy umieszczać na platformie https://adamed.eb2b.com.pl/ w sekcji Załączniki przedmiotowego postępowania. Rozmiar kompletu wczytywanych dokumentów nie może przekroczyć 7MB. Dokumenty formacie PDF (skan) wczytywane do systemu muszą być odpowiedniej jakości minimum 180 dpi, czarnobiałe (umożliwiające bezproblemowe odczytanie treści zawartej w dokumencie).

6. Przed przystąpieniem do postępowania zaleca się zapoznanie z instrukcją obsługi Platformy Zakupowej dostępnej w zakładce Instrukcje po zalogowaniu.

7. Terminy rozpoczęcia i zakończenia oraz konfiguracja każdego z etapów postępowania będzie przedstawiona w Platformie Zakupowej i może ulegać zmianie o czym wszyscy zainteresowani Wykonawcy będą niezwłocznie powiadamiani drogą e-mailową przez system.

8. Pomoc techniczna podczas postępowania. Podczas postępowania wykonawca może skorzystać z pomocy technicznej pod numerem telefonu: +48223783970, +48222584861, +48224281928.

Szczegółowa instrukcja obsługi, zawarta jest w zakładce, „Mój profil / Pomoc”.

Postanowienia ogólne

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

2. W przypadku unieważnienia postępowania o zamówienie wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu.

3. Złożenie wniosku o rejestrację w postepowaniu lub oferty jest równoznaczne z przyjęciem bez zastrzeżeń wszystkich warunków postępowania.

4. Odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy w przypadku zawiadomienia wykonawcy o wyborze jego oferty nie może być podstawą roszczeń poniesionych kosztów udziału w postępowaniu.

5. W toku dokonywania oceny złożonych wniosków Zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich dokumentów.

6. Jeżeli wniosek nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach wezwać Wykonawcę do jego uzupełnienia.

7. Zamawiający rezerwuje prawo do nagrywania dźwięku podczas spotkań technicznych z dostawcami. Przesłanie oferty będzie traktowane jako udzielenie zgody na nagrywanie spotkań.

8. Zamawiający dopuszcza negocjacje warunków umowy z Wykonawcą, w ograniczonym zakresie.

9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ofert z Wykonawcą, którego oferta ma największą liczbę punktów, zwłaszcza gdy cena oferowana przez Wykonawcę przekracza budżet przeznaczony przez instytucję zamawiającą do wykonania zamówienia. Negocjacje mogą mieć kilka kolejnych rund z możliwością zaproszenia oferenta do złożenia zaktualizowanej oferty po każdej rundzie negocjacji.

10. Warunki zmiany umowy:

Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w przypadku ziszczenia się konieczności zmiany wskazanego w ofercie/umówionego zakresu robót wynikającej z:

10.1. koniecznych lub uzasadnionych zmian w dokumentacji projektowej powstałych z przyczyn niemożliwych do przewidzenia,

10.2. konieczności lub techniczno-ekonomicznej zasadności zastosowania materiałów i urządzeń równoważnych,

10.3. konieczności wykonania rozwiązań równoważnych wynikających z uwarunkowań technologicznych lub użytkowych,

10.4. ograniczeń finansowych po stronie Zamawiającego powodujących konieczność ograniczenia zakresu prac ujętych w ofercie,

koniecznych lub uzasadnionych zmian terminu i warunków dostawy przedmiotu zamówienia powstałych z przyczyn niemożliwych do przewidzenia,

10.5. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą będą dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności.

Załącznik 1 (pobierz)

Załącznik 2 (pobierz