ZAPYTANIE OFERTOWE

RFP-15000– MIN – SUBSTANCJE AKTYWNE

W związku z ubieganiem się o dofinansowanie projektu pt. „Opracowanie i wdrożenie nowoczesnej postaci leku o łatwej aplikacji, hamującego łysienie androgenowe oraz stymulującego odrost włosów zarówno u kobiet, jak i u mężczyzn” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020, Osi priorytetowej I: Badania, rozwój i komercjalizacja wiedzy; Działania I.2: Inwestycje przedsiębiorstw w badania i innowacje; Poddziałania I.2.2: Projekty B + R przedsiębiorstw, działając na podstawie §12 wzoru umowy o dofinansowanie projektu, Adamed Pharma S.A. zaprasza do składania ofert na wykonanie poniżej zdefiniowanego przedmiotu zamówienia.

Przedmiot postępowania:

1. Przedmiotem postępowania jest sukcesywna dostawa substancji czynnych na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym. Szczegółowa lista przedmiotów została przedstawiona w Załączniku nr 2.

2. W sytuacji, gdyby w specyfikacji użyta została nazwa konkretnego produktu (marki) Zamawiający w odniesieniu do tych pozycji dopuszcza składanie ofert zawierających produkt (markę) równoważną. Przez produkt (markę) „równoważną” należy rozumieć produkty o właściwościach nie gorszych niż wskazane w Zapytaniu Ofertowym. Dostawca w celu potwierdzenia jakości produktów (marek) równoważnych załączy do oferty stosowne dokumenty (specyfikację jakościową, świadectwo kontroli jakości, certyfikat analizy lub inne równoważne dokumenty), z których w sposób niebudzący wątpliwości wynika, iż oferowany przedmiot zamówienia jest o takich samych lub lepszych parametrach jakościowych. Wszelkie ryzyko związane z udowodnieniem „równoważności” spoczywa na Dostawcy. Dostawca jest zobowiązany wykazać, iż oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.

3. Miejsce dostarczenia: Adamed Pharma S.A., Pieńków, Mariana Adamkiewicza 6A, 05‑152 Czosnów lub Adamed Pharma S.A. ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 5, 95-200 Pabianice (miejsce dostawy będzie każdorazowo doprecyzowane w zamówieniu).

4. Dostawa przedmiotu zamówienia ma zostać zrealizowana na koszt Oferenta do siedziby Zamawiającego. W ofercie powinien zostać uwzględniony koszt transportu do siedziby Zamawiającego

Warunki udziału w postępowaniu:

1.Zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Dostawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Dostawcy, polegające w szczególności na:

  1. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
  2. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  3. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W celu spełnienia tego warunku Dostawca zobowiązany jest do przesłania wraz z ofertą podpisanego Oświadczenia o braku powiązań (Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego).

Termin i sposób przygotowania odpowiedzi na zapytanie ofertowe:

1. Termin składania Ofert 12.2019 godz. 23.59. Termin może ulec zmianie, o czym wszyscy Oferenci zostaną poinformowani drogą elektroniczną.

2. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.

3. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.

4. Ofertę wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć w formie e-mailowej i przesłać na adres mailowy:Marta.Jez[at]adamed.com

5. Oferta powinna być sporządzona w pliku arkusz kalkulacyjnego, stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Oferty bez wypełnionego Załącznika nr 2 nie będą rozpatrywane.

6. Dodatkowo Oferent może przygotować również ofertę w swoim formacie.

7. Oferta Dostawcy winna być sporządzona w języku polskim lub angielskim, w sposób czytelny, elektronicznie.

8. Oferta powinna zawierać minimum następujące informacje: nazwę i adres Dostawcy, numer zapytania ofertowego, cenę (PLN lub EUR), termin realizacji (czas potrzebny na dostawę podany w dniach), ilość (zakres oferty, ilość przedmiotów zawartych w ofercie, podany w postaci liczby całkowitej), termin płatności.

9. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w EUR to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu kursu 4,3117 PLN/EUR, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2017 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.

10. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.

11. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo:

11.1. wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert,

11.2. zmienić ofertę – powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”.

Kryteria wyboru i sposób oceny złożonych ofert:

1. Zamawiający ma prawo odrzucenia oferty złożonej przez Dostawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub jeśli oferta jest niezgodna z niniejszym zapytaniem.

2. Kryteria wyboru ofert:

  1. Cena netto (PLN), waga kryterium - 85% całościowej oceny.
  2. Termin realizacji (deklarowany czas potrzebny na dostawę, wyrażony w dniach) - 15% całościowej oceny. W przypadku podania różnych terminów lub przedziałów czasowych, za Termin realizacji zostanie uznany najdłuższy deklarowany.

3. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o w/w kryterium i ustaloną punktację:

Kryterium

Waga [%]

Sposób oceny zgodnie z wzorem

Cena

85%

cena netto oferty najniższej / cena netto oferty badanej x 100 x waga% = ilość punktów

Termin realizacji

15%

najkrótszy czas / czas oferty badanej x 100 x waga% = ilość punktów

4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ilość punktów.

5. Wyniki działań matematycznych dokonywanych przy ocenie badania ofert podlegają zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku. W przypadku uzyskania równej punktacji dla co najmniej dwóch ofert Zamawiający spośród ofert z równą najwyższą końcową ilością punktów dokona wyboru oferty bardziej korzystnej, gdy chodzi o oddziaływanie na środowisko. W tym celu Zamawiający ma prawo wezwać Oferentów, których oferty uzyskały najwyższą końcową ilość punktów o uzupełnienie oferty poprzez podanie wskazanych przez Zamawiającego informacji dotyczących oddziaływania przedmiotu oferty na środowisko. Termin na uzupełnienie oferty zostanie określony przez Zamawiającego, jednak nie może być on krótszy niż 3 dni robocze od otrzymania wezwania.

Wybór Wykonawcy i sposób ogłaszania:

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.

2. Informację o wynikach postępowania Zamawiający umieści w Bazie konkurencyjności https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/, na stronie www.adamed.com, a także wyśle do każdego Oferenta, który złożył swoją ofertę.

Istotne warunki zamówienia:

1. [Prawa Własności Intelektualnej] oznaczają wszelkie niematerialne, intelektualne, majątkowe prawa oraz prawa własności przemysłowej, oraz wszelkie ich niematerialne nośniki niezależnie od położenia w odniesieniu do konkretnych prac badawczych i rozwojowych (R&D), w tym również, (i) wszelkie znaki towarowe, nazwy handlowe, slogany, nazwy domen, adresy URL lub logotypy; (ii) wszelkie majątkowe prawa autorskie, autorskie prawa osobiste i inne prawa do utworów autorskich; (iii) wszelkie patenty i wnioski patentowe, wzory przemysłowe, pomysły podlegające opatentowaniu, wynalazki oraz innowacje; (iv) wszelkie know-how i tajemnice handlowe; oraz (v) wszelkie ich rejestracje, wnioski, odnowienia, przedłużenia, kontynuacje, podziały lub ponowne wydania obowiązujące obecnie lub w przyszłości (w tym również wszelkie prawa do powyższego); (vi) wszelkie wyniki badań, tj. dane i raporty, próbki oraz produkty chemiczne lub biologiczne

2. [Poufne Informacje] oznaczają wszelkie informacje ujawnione przez jedną Stronę drugiej Stronie, niezależnie od formy ich ujawnienia (z wyjątkiem czegokolwiek wyraźnie oznaczonego jako niepoufne), i obejmują między innymi (i) wszelkie informacje dotyczące badań, rozwoju, technologii, rynków, produktów, patentów, wynalazków, procedur, metod, projektów, danych, programów i ulepszeń; oraz (ii) warunków oraz istnienia Umowy, oraz stosunku pomiędzy Stronami; lecz nie obejmuje żadnych informacji, które:

2.1. zostaną upublicznione bez winy lub działania otrzymującej Strony;

2.2. zostały niezależnie opracowane przez otrzymującą Stronę bez wykorzystania lub polegania na Poufnych Informacjach ujawniającej Strony;

2.3. zostały przekazane otrzymującej Stronie bez zobowiązania wobec ujawniającej Strony do zachowania tajemnicy;

2.4. muszą zostać ujawnione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pod warunkiem, że Strona, której Poufne Informacje mają zostać ujawnione, zostanie bezzwłocznie zawiadomiona o tym fakcie, a otrzymująca Strona dołoży zasadnych starań w celu uzyskania zabezpieczenia sądowego ograniczającego dalsze wykorzystanie lub ujawnienie tych informacji.

Żadna Strona nie ujawni Poufnych Informacji drugiej Strony żadnej osobie trzeciej bez uprzedniej wyraźnej pisemnej zgody tej Strony. Każda Strona ujawni Poufne Informacje drugiej Strony wyłącznie swoim członkom zarządu, kierownictwa lub pracownikom potrzebującym dostępu do tych Poufnych Informacji w celu realizacji zobowiązań danej Strony wynikających z Umowy, a wtedy wyłącznie w zakresie wymaganym przez tych członków zarządu, kierownictwa lub pracowników w tym celu zawsze pod warunkiem, że zakres takiego ujawnienia odpowiada zakresowi zadań przydzielonych tym osobom w związku z Zamówieniem oraz że osoby te zostaną powiadomione przez Zamawiającego o zobowiązaniach wynikających z Zamówienia i zostaną zobowiązane do przestrzegania wszelkich zobowiązań do zachowania poufnego charakteru informacji, w tym również do zachowania Poufnych Informacji w ścisłej tajemnicy, oraz do niewykorzystywania Poufnych Informacji w jakikolwiek sposób inny niż dozwolony w Zamówieniu.

3. [Własne Informacje Techniczne Oferenta] oznaczają wszelkie informacje techniczne dotyczące usług Oferenta świadczonych na podstawie zamówienia, w tym również metody i materiały Oferenta obejmujące również wszelkie informacje handlowe, prawne oraz finansowe dotyczące Oferenta.

4. [Wartość Umowy] Możliwe jest składanie uzupełniających zamówień wybranemu Oferentowi wyłącznie, jeśli są one zgodne z głównym celem niniejszej umowy, o wartości nie przekraczającej 50% wartości niniejszego zamówienia. Propozycja / oferta zawiera wszystkie powiązane koszty (np. Surowce, dodatkowe usługi, licencje itp.).

5. [Umowa Ramowa] Zamawiający po rozliczeniu przedmiotu postępowania zawrze umowę ramową z wybranymi Oferentami (“Umowa”). Celem procedury jest ustalenie warunków umów, które mogą zostać wdrożone przez Kupującego w trakcie okresu obowiązywania umowy ramowej, w szczególności ceny, terminu dostawy oraz zakresu zamawianych pozycji w odpowiednim Zamówieniu Projektu. Na podstawie Umowy Zamawiający nie przyjmuje żadnego zobowiązania do zakupu konkretnej ilości produktu lub usług od Oferenta. Zamawiający będzie kupował produkty lub usługi od Oferenta wyłącznie w okresie obowiązywania umowy ramowej, gdy zajdzie potrzeba ich nabycia. Dostawy będą realizowane na podstawie kolejno składanych zamówień według bieżących potrzeb Zamawiającego.

6. [Wykonawca zewnętrzny będący stroną trzecią] Oferent może zawierać szczególne umowy o świadczenie usług z różnymi Wykonawcami, w taki sposób, że określone prace lub ich części wymagane przez Zamawiającego mogą być wykonywane przez wspomnianych wykonawców zewnętrznych, pod warunkiem, że Oferent będzie w pełni odpowiedzialny za działania lub zaniechania Wykonawców będących stroną trzecią, jak w przypadku własnych działań lub zaniechań.

7. [Rezultaty] Dostawa zamówienia zostanie dokonana na koszt Oferenta do Zamawiającego,
w imieniu, którego zamówienie będzie podpisane przez wyznaczone osoby. Nie jest wymagane podpisanie potwierdzenia dostawy zamówienia.

Oferent zapakuje wszelkie materiały wynikające z Usług prawidłowo w celu ich przekazania Zamawiającemu, zgodnie z poleceniami określonymi w Zamówieniu Projektu.

8. [Parametry Oferty] Kupujący wymaga spełnienia innych ważnych parametrów oferty:

  1. Termin płatności: minimum 45 dni;
  2. Ważność oferty: minimum 12 miesięcy;
  3. Gwarancja ceny: minimum 12 miesięcy od daty zawarcia umowy.

9. [Niespójności lub wady] W przypadku istotnych niespójności lub wad w wykonaniu Dostaw
z wyłącznej winy Oferenta, Oferent jest zobowiązany ponownie wykonać Dostawę na swój własny koszt. Zastrzeżenia do Dostawy powinny zostać zgłoszone Oferentowi przez Zamawiającego w terminie czternastu (14) dni roboczych po tym jak Oferent otrzyma Dostawę i określi w zasadnie szczegółowy sposób istotne niespójności i wady. Ta Dostawa powinna zostać wykonana bezzwłocznie, a termin odbioru produktów określony w odpowiednim Zamówieniu zostanie odpowiednio przesunięty. Jeśli Oferent nie będzie w stanie ponownie wykonać Dostawy bez takich niespójności lub wad Oferent zwróci kwoty zapłacone za takie usługi w przypadku wykrycia niespójności lub wad.

10. [Kary umowne] Oferent jest zobowiązany zapłacić kary umowne z tytułu:

10.1. przesunięcia terminu realizacji zamówienia za każdy dzień opóźnienia, jeśli opóźnienie nie wynika z winy Zamawiającego,

10.2. nienależytego wykonania umowy;

10.3. niepełnego wykonania umowy.

Oferent wyraża zgodę na potrącenie kwoty kar umownych bezpośrednio z zapłaty faktury VAT w momencie dostarczenia.

11. [Audyt] Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia audytu Dostawcy przed zawarciem umowy lub w trakcie jej realizowania.

12. [Zwolnienie Oferenta z odpowiedzialności] Oferent zwolni z odpowiedzialności i będzie chronił Zamawiającego przed wszelkimi zobowiązaniami, stratami (w tym również zasadnymi kosztami zastępstwa procesowego) lub innymi szkodami, które może ponieść (w tym również w wyniku roszczeń, żądań, kosztów lub kwot zasądzonych od niego) z tytułu roszczeń osób trzecich (łącznie zwanych "Stratami") wynikających z (a) zaniedbania lub celowego działania Oferenta lub jakichkolwiek jego pracowników, konsultantów lub podwykonawców, w tym również wszelkich Wykonawców Zewnętrznych, (b) niezastosowania się przez Oferenta lub jakichkolwiek jego pracowników, konsultantów lub podwykonawców do pisemnych zaleceń Zamawiającego, lub (c) istotnego naruszenia Umowy lub jakiegokolwiek Zamówienia Projektu przez Oferenta,
z wyjątkiem zakresu, w którym jakiekolwiek takie Straty zostały spowodowane przez (a) zaniedbanie lub celowe działanie Zamawiającego, (b) wykorzystanie przez Zamawiającego Praw Własności Intelektualnej uzyskanych z usług Oferenta, lub (c) istotnego naruszenia Umowy lub jakiegokolwiek Zamówienia Projektu przez Oferenta.

13. [Zwolnienie Zamawiającego z odpowiedzialności] Zamawiający zwolni z odpowiedzialności
i będzie chronił Oferenta przed wszelkimi zobowiązaniami, stratami (w tym również zasadnymi kosztami zastępstwa procesowego) lub innymi szkodami, które może ponieść (w tym również w wyniku roszczeń, żądań, kosztów lub kwot zasądzonych od niego) z tytułu roszczeń osób trzecich (łącznie zwanych "Stratami") wynikających z (a) zaniedbania lub celowego działania Zamawiającego lub jakichkolwiek jego pracowników, konsultantów lub podwykonawców, (b) pacjenta twierdzącego, że doznał urazu/choroby w wyniku udziału pacjenta w badaniu klinicznym Zamawiającego obejmującym podawanie leku Zamawiającego, (c) wykorzystania przez Zamawiającego Własności Intelektualnej uzyskanej z usług Oferenta, lub (d) istotnego naruszenia Umowy lub jakiegokolwiek Zamówienia Projektu przez Zamawiającego, z wyjątkiem zakresu, w którym jakiekolwiek takie Straty zostały spowodowane przez (a) zaniedbanie lub celowe działanie Oferenta, w tym również przez Wykonawcę Zewnętrznego, (b) niezastosowanie się przez Oferenta lub jakichkolwiek jego pracowników, konsultantów lub podwykonawców, w tym również przez Wykonawcę Zewnętrznego do pisemnych zaleceń Zamawiającego, lub (c) istotnego naruszenia Umowy lub jakiegokolwiek Zamówienia Projektu przez Oferenta w tym również przez Wykonawcę Zewnętrznego.

14. [Koszty oferty] Oferent pokrywa wszystkie koszty związane z przygotowanie i złożeniem oferty. Zamawiający nie zwraca kosztów udziału w postępowaniu.

15. [Obowiązujące prawo] Umowa może być interpretowana i egzekwowana zgodnie z prawem,
a prawa stron będą podlegać prawu wybranemu przez Strony.

Dodatkowe informacje dotyczące udziału w postępowaniu:

  1. Zapytanie Ofertowe jest dostępne w bazie konkurencyjności https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/ oraz na stronie www.adamed.com
  2. Postępowanie zostanie powtórzone jedynie w wypadku niemożliwości jego przeprowadzenia z winy Operatora lub Zamawiającego. Problemy techniczne po stronie Dostawców nie będą miały wpływu na bieg postępowania.Postanowienia ogólne:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

2. W przypadku unieważnienia postępowania o zamówienie wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu.

3. Złożenie wniosku o rejestrację w postepowaniu lub oferty jest równoznaczne z przyjęciem bez zastrzeżeń wszystkich warunków postępowania.

4. Odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy w przypadku zawiadomienia wykonawcy o wyborze jego oferty nie może być podstawą roszczeń poniesionych kosztów udziału w postępowaniu.

5. W toku dokonywania oceny złożonych wniosków Zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich dokumentów.

6. Jeżeli wniosek nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach wezwać Wykonawcę do jego uzupełnienia.

7. Zamawiający rezerwuje prawo do nagrywania dźwięku podczas spotkań technicznych z dostawcami. Przesłanie oferty będzie traktowane jako udzielenie zgody na nagrywanie spotkań.

8. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji ceny z Wykonawcą, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów, w przypadku, gdy cena zaoferowana przez Wykonawcę przekracza kwotę przeznaczoną przez Zamawiającego na realizację zamówienia.

9. Warunki zmiany umowy:

Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w przypadku ziszczenia się konieczności zmiany wskazanego w ofercie/umówionego zakresu robót wynikającej z:

9.1. koniecznych lub uzasadnionych zmian w dokumentacji projektowej powstałych z przyczyn niemożliwych do przewidzenia,

9.2. konieczności lub techniczno-ekonomicznej zasadności zastosowania materiałów i urządzeń równoważnych,

9.3. konieczności wykonania rozwiązań równoważnych wynikających z uwarunkowań technologicznych lub użytkowych,

9.4. ograniczeń finansowych po stronie Zamawiającego powodujących konieczność ograniczenia zakresu prac ujętych w ofercie,

9.5. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą będą dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności.

Współpraca i komunikacja w trakcie przygotowania odpowiedzi

1. Każda korespondencja powinna zawierać w tytule wiadomości numer postępowania RFP-15000 - Substancje aktywne - Nazwa Firmy

2. Wszelkie pytania należy składać drogą e-mailową na adres Marta.Jez[at]adamed.com

3. Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami w poniedziałek-piątek w godzinach 08:00-16:00 jest: Marta Jeż [Magdalena.Lukas[at]adamed.com]

Załącznik 1 (pobierz)

Załącznik 2 (pobierz)

Załącznik 3 (pobierz)